Het presidium moet dit voorstel vaststellen.

Voorstel:

1. spreektijden vaststellen voor de eerste termijn;
2. Vaststellen hoe om te gaan met moties/ amendementen (indienen 1e/2e termijn, vooraf beschikbaar, vooraf naar griffier);
3. Spreektermijn college vaststellen;
4. Eventueel vooraf bepalen of er wordt geschorst.

Deze agendavoorraad is up-to-date tot 5 november 2012.

De voorraad voor december heeft drie bijzonderheden:
1. Er komt een 3e Burap die een technische wijziging ivm Herkon betreft, deze is 20 november beschikbaar, maar moet voor 31 december worden vastgesteld.
2. Voor de actualisatie van het normenkader geldt hetzelfde. Dit is verlaat ivm personele wijziging bij de afdeling Concernstaf-financien.
3. De sportnota die is toegezegd is ook 20 november beschikbaar.

De bestuurlijke planner voor 2013 zal waarschijnlijk een kwartaalplanning zijn.

In navolging van vorig jaar krijgen de raadsleden een kerstpakket.
Net als vorige jaren wordt een kerstwens in de Klaroen geplaatst.

I. Mededeling:
Begin 2013 gaat Bureau Drechtsteden waarschijnlijk alle vergaderingen ook op IBabs zetten.

II. Rondom ondertekening RIB's en voorstellen:
Het is nog niet mogelijk om digitale handtekeningen te zetten, zodanig dat het wettelijk geldig is. Gescande documenten zijn nog niet goed doorzoekbaar, dit is geprobeerd, maar zelfs met de nieuwe apparaten werkt het nog niet goed. Daarbij duurt het even voor een voorstel ondertekend is, waardoor het proces vertraagt. Daarom het volgende.

Voorstel:
1. Niet meer de ondertekende versie van raadsinformatiebrieven en raadsvoorstellen op het RIS en Ibabs te zetten.
2. De stukken wel laten ondertekenen voor formele afwikkeling en archief.
3. Borgen dat de raad de juiste digitale stukken ontvangt door de gemeentesecretaris een digitale paraaf te laten zetten.

III. Rondom ingekomen stukken
De ingekomen stukken voor de raad komen nu grootdeels digitaal binnen. Het uitprinten, stempelen en paraferen van de stukken zorgt voor een langere doorlooptijd en ook hier geldt dat de stukken niet doorzoekbaar zijn. (Overigens zal dat probleem met via de reguliere post binnengekomen stukken nog wel even bestaan).
Het is geen verplichting dat stukken voor de raad geparafeerd moeten zijn door voorzitter en griffier.

Voorstel:
4. Ingekomen stukken voor de raad'digitaal te laten paraferen door de griffier;
5. De griffier die stukken laten selecteren die onder de aandacht van de voorzitter moeten worden gebracht;
6. Alle stukken direct op de doorlopende lijst met ingekomen stukken te plaatsen

IV. Leeskamer voor de raad
We leggen op dit moment alles ook fysiek ter inzage voor de raad. Waaronder veel foldermateriaal. De vraag aan de raad is in hoeverre er gebruik van de leeskamer van de raad wordt gemaakt.

V. Digitale verslagen.
Samen oppakken met de Drechtsteden is niet gelukt: andere gemeentes zijn zelf aan de slag gegaan. Daarom gaan wij nu ook stappen zetten. Er is een offerte voor een extra set opname-apparatuur (bijgevoegd-wordt gedekt uit de post ICT). Definitieve offerte van (waarschijnlijk wordt het NotuBiz) ontvangen we volgende week.